Assistent/in Operations (m/w/d) in Teilzeit, Bretten/remote

Assistent/in Operations (m/w/d) in Teilzeit, Bretten/remote

Die WunderGraph Technologies GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen im Bereich der Software-Entwicklung auf Wachstumskurs. Unser Ziel ist es, die Entwicklung digitaler Produkte grundlegend zu vereinfachen. Dabei setzen wir in erster Linie auf die Vereinfachung der Anbindung von Systemen untereinander und einen grundlegend neuen Ansatz für die reibungslose Zusammenarbeit von Teams, so dass mehr Raum für Ideen, Kreativität und Produktivität entsteht.

Aber auch jede erfolgreiche Digitalfirma braucht ein fleißiges Team im Hintergrund, das vieles organisiert - besonders die Dinge der realen Welt, die so gar nicht digital sind. :)

DEIN JOB

Du bist ein Multitalent und gut darin, alles mögliche zu organisieren und zu koordinieren–und genau deshalb passt Du zu unserem Operations-Team! Denn hier organisieren wir im Hintergrund alles, was man in einer Firma ohne Büro so braucht: zahlreiche Dienstreisen, unser jährliches Firmentreffen irgendwo auf der Welt, die Beschaffung und den Versand von “Swag” (Firmenkleidung) und vieles mehr. Auch eine große Portion buchhalterischer Tätigkeiten gehört dazu, zum Beispiel die Abrechnung von Reisekosten oder die Kontierung von Buchungen.

Du verstehst es, Dich schnell in Sachverhalte und Systeme einzuarbeiten, und die Arbeit mit komplexen Sachverhalten auch unter Zeitdruck geht Dir leicht von der Hand. Du hast keine Berührungsängste mit externen Dienstleistern und managst sie mit Leichtigkeit. Außerdem magst Du es, Dinge zu organisieren, besonders wenn Du mit mehreren Themen gleichzeitig zu tun hast. Dabei bleibst Du stets gelassen und bewahrst Dir sowohl Humor als auch Überblick. Dein Englisch ist gut genug, dass Du Dich mit unseren Teammitgliedern im Ausland problemlos und entspannt verständigen kannst.

Manchmal braucht es Beharrlichkeit, um zum Ziel zu kommen, aber das ist für Dich ebenfalls kein Problem - und Ideen, wie man Dinge besser machen kann, hast Du natürlich auch jede Menge!

Derzeit ist die Stelle als Teilzeitposition angelegt (max. 50%), kann aber bei Bedarf und Interesse in Zukunft aufgestockt werden.

TEAMINTEGRATION

• Du berichtest an die Geschäftsführung.

• Du unterstützt Controlling, Buchhaltung, den Bereich Operations und die Geschäftsführung.

ZIELE DER STELLE

Du bist erfolgreich, wenn:

• Das Controlling und die Buchhaltung flüssig arbeiten kann, weil alle erforderlichen Daten fehlerfrei vorliegen

• Rechnungen richtig erfasst, kontiert und zeitgerecht bezahlt werden

• Dienstreisen und Firmenveranstaltungen reibungslos und zur Zufriedenheit aller ablaufen

• Reisekosten zeitnah und korrekt abgerechnet werden

• “Swag” rechtzeitig beschafft, zeitnah versandt wird und nichts verloren geht

AUFGABEN

Das ist zu tun:

• Manuelles Abrufen von Zahlungsbelegen aus div. Systemen

• Nachhalten von ausstehenden Zahlungen unserer Kunden (auf Englisch)

• Erfassung, Kontierung und Zahlung von Rechnungen

• Koordination und Buchung von Dienstreisen

• Abrechnung und Erstattung von Reisekosten

• Organisation von Firmenveranstaltungen (Arbeitsmeetings, Retreats, Einzeltermine der Geschäftsführung)

• Beschaffung, Empfang, Lagerung, Versand und Bestandsmanagement von “Swag”

• Management unserer Dienstleister

• Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung, z.B. Terminkoordination

ANFORDERUNGEN

Das bringst Du mit:

• Erfahrung in der strukturierten und zügigen Bearbeitung von Aufgaben, idealerweise in der Buchhaltung oder der Reiseplanung eines größeren Unternehmens

• Sicher im Umgang mit Standard-Office-Tools, Computer und Internetnutzung

• Führerschein Klasse 3 und eigenen Pkw, um Swag-Lieferungen zum Lager in Bretten und vor dort zur Post zu transportieren

• Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Prozesse

• Selbstorganisationsfähigkeit, Gründlichkeit und absolute Vertrauenswürdigkeit

• Gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

• Proaktive Kommunikation, jederzeit offen für Feedback

• Neugier und Interesse an neuen Aufgaben

WARUM WUNDERGRAPH?

• Arbeite von wo Du möchtest! Du musst lediglich in der Nähe von Bretten sein, um ab und zu ins Lager fahren zu können oder Dich mit unserer Controllerin in Bretten zu treffen - alles andere kannst Du zum Beispiel von zu Hause aus erledigen.

• 26 Tage Urlaub, aber viel Flexibilität, wenn es um die Organisation Deines Alltags geht. Wir wissen, dass das besonders in Teilzeit mit Kindern eine Herausforderung sein kann.

• Internationales Team: wir sind Teil der WunderGraph, Inc. aus den USA und arbeiten eng mit unserer Muttergesellschaft zusammen, so dass Du viele Berührungspunkte mit unserem Team hast, das auf der ganzen Welt verteilt ist

• Abwechslungsreichtum: bei uns wird Dir mit Sicherheit nicht langweilig. Wenn Du Interesse hast, kannst Du Dein Aufgabenspektrum auch erweitern und zusätzliche Aufgaben übernehmen.

DER BEWERBUNGSPROZESS

Deine Zeit ist mindestens so kostbar wie unsere, also beeilen wir uns! So sieht der Ablauf unseres Bewerbungsprozesses aus:

• Rückmeldung binnen 2 - 3 Arbeitstagen

• Einladung zum Bewerbungsgespräch

• Einladung zum Culture-Fit-Call

• Jobangebot

Unser Prozess beinhaltet einen Background-Check, der Voraussetzung für ein Jobangebot ist. Generell bemühen wir uns, maximal zwei oder drei Arbeitstage zwischen den einzelnen Schritten vergehen zu lassen.

Im Übrigen prüfen wir jede Bewerbung, die den Mindestanforderungen entspricht, manuell. Bitte nutze keine KI-Tools in Deiner Bewerbung - wir möchten schließlich Dich kennenlernen und einstellen, nicht ChatGPT.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!