Specjalista/-ka ds. Administracji

Jesteś młodą, ambitną osobą, która właśnie ukończyła studia i szuka pierwszego kroku w karierze zawodowej? Nie mogłeś/mogłaś trafić lepiej! Obecnie poszukujemy Specjalisty/-ki ds. Administracji w Polsce – doświadczenie zawodowe nie jest wymagane.

Celem tego stanowiska jest wsparcie procesów administracyjnych w rezerwacji audytów w krajach Europy Wschodniej. Do głównych obowiązków Specjalisty/-ki ds. Administracji należą:

• Przyjmowanie zleceń usługowych i logowanie ich w wewnętrznym systemie.
• Inicjowanie i przeprowadzenie korespondencji e-mailowej dotyczącej planowanej usługi.
• Pozyskiwanie dokumentów od audytowanych firm.
• Weryfikacja niezbędnych informacji (nazwa fabryki, adres, liczba pracowników itp.).
• Aktualizacja wewnętrznych systemów.
• Potwierdzanie terminu audytu z audytowanymi podmiotami.
• Kontakt z klientami, jeśli jest to konieczne.
• Wnioskowanie o wystawienie faktur i zbieranie potwierdzeń przedpłat.
• Dotrzymywanie ustalonych terminów planowania i proaktywne monitorowanie postępów.
• Przestrzeganie wytycznych rezerwacyjnych Eurofins lub specyficznych wymagań klienta.
• Omawianie cotygodniowych aktualizacji podczas spotkań z zespołem.
• Przypisywanie audytorów do poszczególnych zleceń.
• Wysyłanie pakietów audytowych do audytorów w wymaganych terminach.
• Udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Czego oczekujemy:

• Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem).
• Znajomość programów MS Office.
• Wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm.
• Umiejętność pracy pod presją czasu.
• Bardzo dobra dbałość o szczegóły.
• Umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy.
• Zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań.
• Umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów.
• Pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami, audytorami i klientami.

Korzyści z pracy w zespole Eurofins:

• Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce.
• Międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi.
• Praca w 100% zdalna.
• Elastyczna forma czasu pracy.
• Prywatna opieka medyczna, Multisport.

 

We support your development! Do you feel you don’t match 100% of the requirements? Don’t hesitate to apply anyway! Eurofins companies are committed to supporting your career development.

We embrace diversity! The Eurofins network of companies believes in strength and innovation through diversity, being an Equal Opportunity Employer. We prohibit discrimination against employees or applications based on gender identity and/or expression, race, nationality, age, religion, sexual orientation, disability, and everything else that makes employees of Eurofins companies unique.

Sustainability matters to us!  We are well on our way to achieving our objective of carbon neutrality by 2025, through a combination of emission reduction and compensation initiatives. We encourage our laboratory leaders to make sustainable changes at their local level, and in addition to their initiatives we count on our dedicated carbon reduction team to help us to achieve this goal!

Find out more in our career page: https://careers.eurofins.com/

Company description: Eurofins Scientific is an international life sciences company, providing a unique range of analytical testing services to clients across multiple industries, to make life and our environment safer, healthier and more sustainable. From the food you eat, to the water you drink, to the medicines you rely on, Eurofins laboratories work with the biggest companies in the world to ensure the products they supply are safe, their ingredients are authentic and labelling is accurate.

The Eurofins network of companies believes that it is a global leader in food, environment, pharmaceutical and cosmetic product testing and in discovery pharmacology, forensics, advanced material sciences and agroscience contract research services. It is also one of the market leaders in certain testing and laboratory services for genomics, and in the support of clinical studies, as well as in biopharma contract development and manufacturing. It also has a rapidly developing presence in highly specialised and molecular clinical diagnostic testing and in-vitro diagnostic products.

In over 35 years, Eurofins has grown from one laboratory in Nantes, France to ca. 62,000 staff across a decentralised and entrepreneurial network of more than 900 laboratories in 62 countries. Eurofins companies offer a portfolio of over 200,000 analytical methods to evaluate the safety, identity, composition, authenticity, origin, traceability and purity of biological substances and products.

In 2023, Eurofins generated total revenues of EUR 6,515 million, and has been among the best performing stocks in Europe over the past 20 years.